Functionaliteit

Hier vindt u een overzicht van alle beschikbare modules binnen Call4Action.
Call4Destination, Call4Announcement en Call4Report zijn altijd inbegrepen bij het basispakket van uw Call4Action-applicatie. Daarnaast is er een aantal aanvullende modules beschikbaar. Hieronder wordt uitgelegd wat de modules precies doen en onderaan elke omschrijving staat in het kort de belangrijkste functionaliteit opgesomd.

Call4Destination (basispakket)
Call4Destination heeft u nodig om bellers door te verbinden met een telefoonnummer van uw keuze. Heeft u op dat telefoonnummer meerdere lijnen beschikbaar, dan kunnen tegelijkertijd 5 mensen worden doorverbonden. Verwacht u meer bellers, dan kunt u gebruik maken van Call4Queue. Wilt u tijdelijk bereikbaar zijn op een ander nummer, dan kunt u het nummer eenvoudig wijzigen via de beheerpagina.

Belangrijkste functionaliteit:
-invoeren van telefoonnummer waarnaar moet worden doorverbonden (eindbestemmingsnummer).
-eenvoudig wijzigen van het telefoonnummer waarnaar moet worden doorverbonden.


Call4Announcement (basispakket)
Call4Announcement is uw visitekaartje. Het is de boodschap die de beller hoort, nadat deze uw servicenummer heeft gebeld. U kunt op twee manieren gebruik maken van de welkomstboodschap. U kunt via de beheerpagina zelf een tekst typen, die vervolgens met behulp van spraaksynthese (Text-To-Speech) via de computer wordt uitgesproken. Een andere mogelijkheid is een .wav- of .mp3-bestand met uw zelf opgenomen tekst te uploaden via de beheerpagina.

Belangrijkste functionaliteit:
-welkomstboodschap typen (uitgesproken via spraaksynthese) of uploaden (.wav).
-eenvoudig wijzigen van welkomstboodschap.


Call4Report (basispakket)
Call4Report houdt precies voor u bij hoe vaak er naar uw servicenummer is gebeld en hoe vaak er is doorverbonden. U ziet online een overzicht van het totaal aantal gesprekken en minuten in de door u geselecteerde periode. Uitermate handig om het belgedrag in kaart te brengen. Call4Report biedt verder de mogelijkheid om de gegevens te exporteren naar bijvoorbeeld een Excel- of PDF-bestand.

Belangrijkste functionaliteit:

-belgedrag met een vertraging van enkele seconden online monitoren.
-overzicht van het aantal bellers en minuten per maand, week, dag en uur.
-gegevens exporteren naar PDF- en Excel-formaat.
-gegevens weergeven als grafiek of tabel.


Call4Timeframe (aanvullende module)
Call4Timeframe zorgt er voor dat u zelf kunt bepalen wanneer u wel, maar vooral ook niet gebeld wilt worden. Voor elke dag van de week kunt u zelf de openingstijden instellen. Is uw kantoor of helpdesk bijvoorbeeld geopend van 09.00 uur tot 17.00 uur, dan zorgt u er met behulp van Call4Timeframe voor dat alleen op die tijden de telefoon overgaat. Wie buiten de openingstijden belt, krijgt netjes een melding te horen; bijvoorbeeld: ‘Helaas, op dit moment zijn wij gesloten’.

Belangrijkste functionaliteit:
-zelf aangeven op welke tijden bellers mogen worden doorverbonden.
-verschillende tijdvensters mogelijk op verschillende dagen.
-eenvoudig wijzigen van de instellingen via de beheerpagina.


Call4Queue (aanvullende module)
Call4Queue is uitermate handig als u veel bellers tegelijkertijd verwacht. Stel u heeft maar één medewerker om de telefoon op te nemen en er bellen 4 mensen op hetzelfde tijdstip, dan plaatst Call4Queue de overige 3 bellers in een wachtrij. Er kunnen maximaal 3 mensen in de wachtrij worden geplaatst. Mocht er een vierde beller in het systeem binnenkomen, dan krijgt die de melding: ‘Al onze medewerkers zijn in gesprek, probeer het later nog eens’, waarna de verbinding wordt verbroken. Heeft uw bedrijf meerdere medewerkers beschikbaar, dan worden bellers uiteraard eerst doorverbonden. Er komen pas bellers in de wachtrij als de telefoon niet wordt opgenomen. De opties van Call4Queue kunt u zelf instellen.

Belangrijkste functionaliteit:

-vangt bellers op die niet direct kunnen worden doorverbonden.
-bellers worden op de hoogte gehouden van hun plaats in de wachtrij.
-lengte van de wachtrij kan eenvoudig worden aangepast.
-bij een volle wachtrij krijgt de eerstvolgende beller een passende melding.


Call4Menu (aanvullende module)
Als u meerdere telefoonnummers heeft waarnaar u vanuit Call4Action wilt doorverbinden, dan kan dat met Call4Menu. Heeft u bijvoorbeeld een afdeling verkoop, aftersales en administratie, dan kunt u het telefoonverkeer via Call4Menu stroomlijnen. Bij de menutekst spreekt u dan bijvoorbeeld het volgende in: �voor de afdeling verkoop, kies 1, voor de afdeling aftersales, kies 2 en voor de afdeling administratie, kies 3�. Heeft u ook Call4Timeframe in gebruik, dan kunt u per telefoonnummer de openingstijden instellen.

Het kan natuurlijk ook zo zijn dat u de verschillende menukeuzes van Call4Menu wilt gebruiken om informatie te verstrekken zonder live contact. Ook dit is mogelijk. Het maakt daarbij niet uit of u kiest voor spraaksynthese, de opnamefaciliteit per telefoon of zelf inspreken via een .wav- of .mp3-bestand. Ons platform biedt voldoende opslagcapaciteit. Achter elke menukeuze kunt u bijna een uur tekst kwijt. Een combinatie van tekst en meerdere eindbestemmingen is ook mogelijk. Het is aan u om de keuzemogelijkheden in te vullen.

Belangrijkste functionaliteit:
-stroomlijnen telefoonverkeer via verschillende menukeuzes;
-mogelijkheid tot het invoeren van 5 verschillende telefoonnummers;
-aparte menutekst uitgesproken via spraaksynthese of een eigen .wav-bestand;
-telefoonnummers zijn eenvoudig te wijzigen via beheerpagina;
-stroomlijnen verschillende teksten voor informatieverschaffing;
-mogelijkheid tot het invoeren of inspreken teksten achter 5 verschillende menu�s;
-grote opslagcapaciteit voor teksten (15 A4-tjes tekst achter elke menukeuze);
-aparte menutekst uitgesproken via spraaksynthese of een eigen .wav-bestand;
-teksten zijn eenvoudig te wijzigen via beheerpagina;
-verschillende mogelijkheden voor menustructuur (in combinatie van telefoonnummers en tekst).


Call4Voicemail (aanvullende module)
Als u om wat voor reden dan ook onbereikbaar bent, dan kunt u bellers niet direct van dienst zijn. Het is nooit zeker dat iemand u later terugbelt en bovendien is het klantvriendelijk om bellers altijd een keuzemogelijkheid te bieden. Om te voorkomen dat u belangrijke gesprekken mist, kunt u gebruik maken van Call4Voicemail. Bellers die om wat voor reden dan ook niet met u kunnen worden doorverbonden, krijgen met behulp van Call4Voicemail de mogelijkheid om een boodschap voor u in te spreken. Hetgeen dat is ingesproken wordt direct nadat de opname is beëindigd verstuurd naar een door u opgegeven e-mailadres. U ontvangt van ons een .mp3-bestand dat direct vanuit uw mailbox beluisterd kan worden.

Belangrijkste functionaliteit:
-u geeft bellers het gevoel dat uw bedrijf of organisatie altijd optimaal bereikbaar is.
-ingesproken berichten worden direct als .mp3-bestand naar uw mailbox gestuurd.
-u bepaalt zelf wanneer u iemand terugbelt.
-het e-mailadres voor de voicemailberichten kan eenvoudig worden gewijzigd.


Call4Notify (aanvullende module)
Een alternatief voor Call4Voicemail is Call4Notify. Ook hier geeft u de beller een extra keuzemogelijkheid als u om wat voor reden dan ook onbereikbaar bent. Het grote verschil is dat de beller niets inspreekt, maar een telefoonnummer achterlaat via de toetsen op de telefoon. Vanuit Call4Notify kan het ingetoetste telefoonnummer op drie manieren aan u worden aangeleverd, per sms, per fax of per e-mail. Aan het ontvangen van notificaties per sms en fax zijn kosten verbonden; het ontvangen van een notificatie per e-mail is gratis.

Belangrijkste functionaliteit:
-u geeft bellers het gevoel altijd bereikbaar te zijn.
-ingetoetste telefoonnummers kunnen op 3 manieren worden aangeleverd.
-de manier van aanleveren kunt u zelf aangeven en eenvoudig wijzigen.
-u bepaalt zelf wanneer u iemand terugbelt.


Aanvullende kosten:
-versturen sms : € 0,12 per verzonden bericht.
-versturen fax  : € 0,08 per verzonden pagina.


Call4Blacklist (aanvullende module)

Als u Call4Action vooral gebruikt om via een 0800-nummer telefonisch goed bereikbaar te zijn, dan kan het handig zijn om gebruik te maken van Call4Blacklist. Met Call4Blacklist kunt u hinderlijke ‘plaagbellers’ op een zwarte lijst te zetten. Het gebruik van een 0800-nummer is uitermate klantvriendelijk, vooral omdat de beller u gratis belt. Helaas zijn er ook bellers die er een sport van maken om bedrijven te bellen met een gratis nummer. Om deze bellers een halt toe te roepen en te voorkomen dat u onnodig op kosten wordt gejaagd, kunt u door het ingeven van een eenvoudige toetscombinatie een plaagbeller voor 90 dagen uitschakelen. Ook als de beller een geheim nummer heeft of de nummerweergave uitgeschakeld is, schakelt u de beller uit met de volgende combinatie: [*] [0] [#].

Belangrijkste functionaliteit:

-plaagbellers worden met een eenvoudige toetscombinatie uitgeschakeld.
-de plaagbeller krijgt 90 dagen een melding als hij of zij uw nummer belt.
-alle telefoonnummers kunnen worden geblokkeerd, ook zonder nummerherkenning.


Call4Statistics (aanvullende module)

Naast de standaardstatistieken die zijn inbegrepen bij het basispakket van Call4Action (Call4Report) is het ook mogelijk om uitgebreide functionele statistieken te bekijken. Met behulp van Call4Statistics krijgt u inzicht in alle modules die u heeft aangeschaft. Deze rapportages geven gedetailleerde informatie over het belgedrag en het gebruik van uw applicatie. Als u bijvoorbeeld wilt weten hoeveel sms-berichten er naar u zijn verstuurd, klikt u binnen Call4Statistics op de optie ‘Call4Notify’; wilt u weten hoeveel mensen er op de blacklist staan, dan klikt u op ‘Call4Blacklist’.

Belangrijkste functionaliteit:
-gedetailleerde informatie over elke module binnen uw applicatie.
-gegevens eenvoudig online beschikbaar.